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Aktenlager

Diskret gelagert und immer griffbereit 

Teuren Büroraum als Archiv für verstaubte Akten zu missbrauchen, ist unwirtschaftlich und Vergeudung von Ressourcen. Die rationale Alternative heißt Auslagerung. In unseren Lagerräumen archivieren wir ihren Aktenbestand entweder in Ordnerkartons oder in praktischen Regalsystemen. Die Akten werden sortiert und nach modernen Archivsystemen gelabelt und angeordnet. Damit haben sie jederzeit Zugriff auf ein benötigtes Schriftstück. Auf Wunsch suchen unsere Mitarbeiter eine angeforderte Akte für sie heraus. Im Nahverkehr senden wir sie ihnen dann per Bote zu, im internationalen Verkehr übernimmt die Expresspost die Zustellung.

 

Aktenlager im 20´Container, Platz für 1.440 Ordner im begehbaren Regalsystem

 

Aufbewahrung und Entsorgung unter einem Dach

Sollten sie Akten lediglich wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht lagern müssen, bieten wir ihnen einen versiegelten Container zur Lagerung an. Nach Ablauf der gesetzlichen Frist vernichten wir den Aktenbestand unter Wahrung des Datenschutzes. Zusätzliche Transportkosten entstehen nicht mehr, da wir über Aktenvernichtungsbehältnisse nach BDSG verfügen (Entsorgungsanlage). Darüber hinaus verwenden wir Aktenvernichtungs-Behältnisse nach Bundesdatenschutzgesetz im Tonnagebereich bis sechs Tonnen.

 

Aktenarchivierung -

Vom passiven Lagern zu aktivem Management

Akten und Dokumente sind das Gedächtnis und die Erinnerung jedes Unternehmens. Sie sind Form gewordene Geschichte. Der Blick in die Vergangenheit ist erforderlich, um die Zukunft zu gestalten - wer nicht weiß, was war, weiß nicht, was sein wird und - wird nicht sein. Was schwierig, beinahe abgehoben klingt, wird evident am Beispiel von Forderungen. Wer vergisst, Zahlungen zu verlangen oder eigene Rechnungen auszugleichen, bringt die Existenz seines Unternehmens in ernsthafte Gefahr.

 

Erinnerungen können aber auch hinderlich sein. So mancher Aktenberg verdeckt den Blick nach vorn, die Vergangenheit wird zur Belastung für die Zukunft. Erinnerungen werden zum Problem, die Geschichte erstarrt in Aktenmetern und steht dem Leben im Weg. Daraus resultiert eine Belastung, die finanziell messbar ist. Man muss also auch vergessen können

 

In der ersten Euphorie zu Beginn des Computerzeitalters wurde die Idee des papierlosen Büros geboren. Heute wissen wir, dass sie trotz aller Bemühungen nicht verwirklicht ist. Noch immer produzieren Unternehmen, Verwaltungen und Büros meterweise Aktenwände. Der moderne alltägliche E-Mail Verkehr erleichtert zwar die Kommunikation, ist aber nicht nur vorteilhaft. Wichtige E-Mails müssen materialisiert, also ausgedruckt werden und verdicken kontinuierlich die ohnehin prall gefüllten Ordner.

 

Insgesamt hat die Papierflut durch den Datenverkehr über das Internet eher noch zugenommen. Auch die strengen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mögen berechtigt seien, jedoch sorgen sie für staubige Ordner und sind Ursache für meterweise überfüllte Archive. Wir helfen Ihnen dabei das Rationalisierungspotential, das in der unrentablen Papierwirtschaft steckt, zu verwirklichen.

 

Das Problem - Kostenfaktor Aktenarchiv

Der Kostendruck, der auf den Unternehmen lastet, ist in den letzten Jahren stetig gewachsen. Nur wer sich in intelligenter Weise dem Druck entziehen kann, gelingt es, einen Nachteil in einen Vorsprung zu verwandeln. Ein wesentlicher Faktor ist hierbei die Verwaltung der Akten und Dokumente. Je nach ihrer Natur sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen zwischen zwei bis zehn Jahren vorgesehen. Diese gesetzlichen Regelungen wirken sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens aus, indem sie Ressourcen verbrauchen die -vernünftig genutzt- die  Effizienz erhöhen.   

 

Knapp umrissen stehen Unternehmen heute vor folgenden Problemen:

 

  • Akten müssen verwaltet werden - qualifizierte Mitarbeiter sind in ineffektiven und ineffizienten Prozessen gebunden und stehen für produktive Arbeiten nicht zur Verfügung. Kostbare Zeit wird mit Aktenablage, Aktensortieren, Aktenpflege und vor allem mit Aktensuche verschwendet. Angesichts der aktuell hohen Lohnkosten ist das ein relevanter Zeitfaktor, den es zu eliminieren gilt.

 

  • Akten blockieren Räume - teure Büroressourcen in guter Lage werden ineffizient genutzt und damit vergeudet. Die Raumknappheit erschwert es Unternehmen zu expandieren, denn wenn unverzüglich auf Personalknappheit reagiert werden muss, stehen mitunter Akten im Weg.

 

  • Akten belasten - Unbeliebte Tätigkeiten im Archiv demotivieren das Personal und werden deshalb häufig nicht mit der gebotenen Sorgfalt durchgeführt. So entstehen  unwirtschaftliche Kosten gleich doppelt: Durch Ablagefehler verlegte Akten müssen später mit hohem Aufwand gesucht oder sogar rekonstruiert werden.     

 

Unsere Lösung - Dokumentenmanagement

Im Wesentlichen bilden vier Teilbereiche das Konzept unseres vollständigen und abschließenden Leistungsprogramms rund um die Aktenarchivierung. Unser Service reicht von der Einlagerung und Archivierung bis zur fachgerechten und nach dem Bundesdatenschutzgesetz zertifizierten Entsorgung - ein zyklisches Verfahren, orientiert am Prinzip der Nachhaltigkeit, Wirtschaftlichkeit und der Effektivität.

 

Zunächst gestalten wir den Bereich der Aktenverwaltung, bestehend aus Sortierung, Dokumentation und Lagerung. Unter den Begriff Aktenverfügbarkeit subsumieren wir alle Fragen, die den Zugriff und die Einsichtnahme der Schriftstücke betreffen. Die Aktensicherheit betrifft Probleme des Datenschutzes, der Objektsicherheit sowie den Bereich der Lagerung, betrachtet unter den Aspekten von Sauberkeit und Raumklima. Im Segment Aktenentsorgung behandeln wir schließlich die Vernichtung der Akte nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist. Im Ergebnis können sie Ihre Dokumente also tatsächlich vergessen - bis sie sie wieder benötigen. 

 

Im Einzelnen lassen sie die Teilbereiche schlagwortartig folgendermaßen darstellen:

 

  • Akten transportieren - In unfallsicheren, abgeschlossenen Metallboxen besorgen wir den Transport ihres kompletten Archivs von ihren Unternehmensräumen zu unserem Lagerareal.

 

  • Auslagerung gestalten - Wir bringen Ihr Archiv anschließend in unseren Lagerräumen unter und lösen so Ihr Raumproblem. Die neu gewonnene Fläche kann effizienter genutzt werden und ist fortan kein totes Kapital mehr. 

 

  • Arbeitsprozesse optimieren - Mit der Ordnung einer einheitlichen Systematik garantieren wir für Ihren unverzüglichen Zugriff auf den Akteninhalt. Die Akten werden entweder nach Kundenvorgaben codiert und nummeriert oder nach unserem Ablage-System permanent aktualisiert und geordnet. Erprobte EDV-Verwaltungsprogramme verhindern die fruchtlose Aktensuche und ersparen wertvolle Zeit. Das betriebliche Ziel der Kostensenkung ist erreicht.    

 

  • Datensicherheit gewährleisten - Sicherheitsrelevante Daten und sensible Akten werden zugriffsicher aufbewahrt. Unser Lagerraum ist videoüberwacht und wird durch einen privaten Sicherheitsdienst geschützt. Aber nicht allein auf dem Objektschutz liegt unser Fokus. Auch vor Brandgefahr, Feuchtigkeit und Staub werden ihre Akten gesichert.

 

  • Diskretion wahren - Je nach Zugriffsberechtigung können von Ihnen ausgewählte Mitarbeiter jederzeit direkt vor Ort die Akten einsehen. Wir archivieren in verschlossenen Lagereinheiten, pro Regal jeweils sechs Ordnerhöhen. Das verantwortliche Personal ist vertraglich zur Verschwiegenheit gemäß Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet und absolut vertrauenswürdig.

 

  • Zugriff ermöglichen - Sie können das gesuchte Dokument entweder per Telefon, Fax, E-Mail oder online über Ihren Kundenzugang bei uns anfordern. Die Dokumente übersenden wir Ihnen unverzüglich und reaktionsschnell per Direktkurier oder Boten, wenn gewünscht und möglich auch per Fax. Spätestens am nächsten Werktag steht die Akte zu Ihrer Verfügung.     

 

  • Akten vernichten - Im Rahmen der Sortierung und Dokumentation des Archivs werden Vernichtungslisten erstellt. In einem automatisierten Vorgang wird das Vernichtungsdatum geprüft. Ihr Einverständnis vorausgesetzt werden die schließlich zur Entsorgung vorgesehenen Dokumente kontrolliert der Vernichtung unter Wahrung der Regelungen des Bundesdatenschutzgesetztes und aller anderen gesetzlicher Auflagen zugeführt. Die erforderlichen Vernichtungsprotokolle werden angefertigt. Unnötige Lagerzeiten sind endgültig vermieden.

Durch diese neuartige Organisation und Strukturierung des Aktenarchivs können betriebswirtschaftliche Kosten signifikant reduziert werden. Entlasten Sie Ihre Bilanz von unnötigen Positionen, die zukünftig für sinnvolle Investitionen zur Verfügung stehen und damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.    

 

Individuelle Gestaltung

Es handelt sich bei unserem Leistungsangebot keineswegs um ein statisches Programm.  Persönliche Beratung und genaue Analyse stehen im Vordergrund und sind Voraussetzung für jede effektive und zielführende Problemlösung. Individuelle Abreden und flexible Vertragsgestaltungen sind bei Nachfrage jederzeit möglich. Auf Wunsch können Sie auch gezielt einzelne Leistungen des Informationsmanagement-Programms in Anspruch nehmen. Auch die Digitalisierung der Dokumente können wir auf Wunsch vornehmen, so dass erforderlichenfalls per Internet ein noch schnellerer Zugriff möglich ist.